Privacy verklaring

Stichting Business Boksgala Eindhoven (“Stichting Boksgala”), een stichting opgericht naar Nederlands recht, met haar statutaire zetel in Eindhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 93066791 en Stichting Business Boxing Eindhoven (“BBE”), een stichting opgericht naar Nederlands recht, met haar statutaire zetel in Eindhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 89747127 (hierna gezamenlijk “wij" of “ons”) handelen als verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), de relevante AVG uitvoeringswetten en de overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Daarom willen we graag dat u een helder beeld heeft van de wijze waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, de wijzen waarop u toegang heeft tot uw persoonlijke gegevens en hoe u uw privacy kunt beschermen. We proberen dit te bereiken door middel van deze Privacyverklaring.

In deze Privacyverklaring kunt u vinden:

• Welke persoonsgegevens we bewaren en / of verzamelen, en waarom we die verzamelen;
• Hoe wij die persoonsgegevens gebruiken; en
• Uw opties wat betreft toegang tot en het updaten of verwijderen van uw persoonsgegevens.

Wij raden u aan deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen. In de toekomst zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn deze Privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is te vinden op onze websites business-boksgala-eindhoven.kentaa.nl en op http://www.businessboxingeindhoven.nl. In geval van aanzienlijke wijzigingen in de Privacyverklaring zullen wij u hiervan mogelijk ook per e-mail op de hoogte brengen. Indien u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u ons ook te allen tijde mailen op info@businessboxingeindhoven.nl.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Leden en deelnemers

Wij verzamelen en bewaren essentiële informatie over onze leden en deelnemers voor zover dat wettelijk verplicht is en om aan onze contractuele verplichtingen met hen te voldoen.

Marketing, Communicatie en Website bezoekers

Wat betreft marketing en andere vormen van communicatie, verzamelen wij uw persoonsgegevens omdat u een relatie van ons bent of bent geweest, u onze website heeft bezocht en u heeft aangemeld voor onze communicatiemiddelen of u op een andere manier een gewaardeerd contact van ons bent. Hiervoor verwerken wij uw persoonsgegevens in ons relatiemanagement-systeem. Wij voorzien u af en toe van informatie, waaronder nieuwsberichten, uitnodigingen voor evenementen of gerichte communicatie waarvan we denken dat dat voor u interessant is. Daarnaast kunnen wij u benaderen voor een gerichte marketingactie met behulp van door externe bronnen verkregen gegevens (bijvoorbeeld via Kvk, LinkedIn). Te allen tijde streven wij ernaar u alleen de meest relevante informatie toe te sturen en onze vormen van communicatie zoveel mogelijk te personaliseren. U kunt zich op elk moment uitschrijven voor onze mails door op ‘afmelden’ te klikken onderaan elke digitale nieuwsbrief. In geen geval delen wij uw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden of verkopen wij uw e-mailadres of andere persoonsgegevens.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

 Wij verzamelen mogelijk persoonsgegevens:

• die wij direct van u hebben verkregen, bijvoorbeeld de informatie die u aan ons verstrekte om u voor de nieuwsbrief op te geven of die wij door directe interactie met u hebben verkregen (via uw visitekaartje, per e-mail, telefoon, brief);
• die wij vervaardigen tijdens uw deelname aan een van onze activiteiten (bijvoorbeeld presentielijsten, fotografie of video opnamen);
• die wij direct van u hebben verkregen op het moment dat u zich aanmeldt als lid of deelnemer;
• die wij hebben verkregen van andere bronnen, bijvoorbeeld een derde partij als een advocatenkantoor, het handelsregister, LinkedIn of websites van bedrijven.

Wat zijn de wettelijke grondslagen voor het verzamelen van uw persoonsgegevens?

 Er zijn 6 wettelijke grondslagen voor het verzamelen en verwerken persoonsgegevens:

• Uw toestemming – dat spreekt vanzelf;
• Contractuele verplichtingen – die wij met elkaar zijn aangegaan;
• Ons gerechtvaardigde belang – waaronder het managen en administreren van de relatie met onze leden en deelnemers waaronder marketing activiteiten;
• Wettelijke verplichting – soms zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor identificatiedoeleinden;
• Vitaal belang – het is in uw vitaal belang dat wij sommige persoonsgegevens van u bewaren – bijvoorbeeld informatie over allergieën of blessures;
• Algemeen belang – als dat door een publieke autoriteit of in het algemeen belang wordt vereist.

In het algemeen zullen wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken op grond van uw toestemming, contractuele verplichtingen, ons gerechtvaardigde belang en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Welke persoonsgegevens van u verzamelen wij?

 Basisinformatie (zoals uw naam, geslacht, titel, positie, werkgever, uw relatie met BBE);

• Contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer);
• Link naar uw LinkedIn-profiel;
• Gegevens die noodzakelijk zijn om te factureren;
• Persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt bij inschrijving (hieronder kunnen bijzondere persoonsgegevens vallen zoals medische informatie, doch uitsluiten in overleg met u en waar relevant);
• Marketinglijsten waar u op basis van uw interesses deel van uitmaakt;
• Opt-in / opt-out voor communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een nieuwsbrief etc.)
• Andere relevante persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt;
• Foto’s, video’s en/of andere beeldopnamen (bijvoorbeeld genomen tijdens onze activiteiten).

Met welk doel verzamelen wij uw persoonsgegevens?

 Wij verzamelen uw persoonsgegevens:

• om onze communicatie aan u juist te adresseren;
• om de contributie te factureren;
• om eventuele vragen of klachten van u adequaat te verwerken en te beantwoorden;
• om onze relatie met u te onderhouden en te administreren;
• voor de organisatie van, en uw deelname aan, onze activiteiten;
• om met u over onze activiteiten te communiceren en u hiervoor uit te nodigen;
• om onze communicatie te verbeteren; en
• voor het aanmaken van een persoonlijk profiel van een lid en/of deelnemer op onze website en/of app;
• voor de uitvoering en promotie van onze activiteiten.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Leden, deelnemers en bezoekers van onze website

In verband met één of meer van de hierboven genoemde doelen zullen wij uw persoonsgegevens delen middels onze app en website met leden, deelnemers en bezoekers van onze website. Het delen van persoonsgegevens (anders dan fotografie, video en/of andere beeldopnamen van onze activiteiten) via onze app en/of website geschiedt uitsluitend met uw toestemming. De informatie op de app is uitsluitend toegankelijk voor leden en deelnemers.

Tijdens het Boksgala zullen foto’s en video opnames worden gemaakt. Zowel de deelnemers als de sponsoren en overige aanwezige personen op het evenement geven toestemming voor het maken van foto’s, opnames en de distributie daarvan naar derden via onder andere social media. Digitale audio en videobestanden worden gestreamd en via een netwerk verzonden naar derden (sponsoren). Deze toestemming is verleend door middel van ondertekening van het inschrijfformulier of de sponsorovereenkomst. De deelnemer, sponsor die een tafel afneemt is verplicht om de overige personen die aan zijn tafel deelnemen hiervan in kennis te stellen.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan voor de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden nodig is. Uw persoonsgegevens zullen worden bewaard in overeenstemming met ons bewaarbeleid die op verzoek verkrijgbaar is. De bewaartermijn voor elke categorie persoonsgegevens is gebaseerd op reglementaire- en beleidsvereisten en het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en gebruikt.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Om verlies en elke andere vorm van onwettige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen. De meest recente versie van ons beschermingsbeleid is op aanvraag beschikbaar.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

 De AVG voorziet in bepaalde rechten voor betrokkenen wiens persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. U, als betrokkene, heeft het recht:

• op informatie over en toegang tot uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens te rectificeren en te corrigeren;
• te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens (‘het recht van vergetelheid’);
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• om uw persoonsgegevens op een geordende manier op te vragen en aan een andere organisatie te (laten) versturen;
• bezwaar te maken tegen profilering;
• uw toestemming voor verdere toekomstige verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken voor zover die verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming.

Mocht u van één of meer van uw rechten gebruik willen maken dan kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer. De contactgegevens van onze Privacy Officer zijn onderaan deze Privacyverklaring te vinden.

Tot slot heeft u nog het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

 Als u vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot deze Privacyverklaring of het verwerken van uw persoonsgegevens door ons heeft kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon binnen BBE Legal of met onze Privacy Officer op het volgende e-mailadres:info@businessboxingeindhoven.nl

of per post naar:

Stichting Business Boxing Eindhoven

T.a.v.: Privacy Officer

Parklaan 64b

5613 BH EINDHOVEN

NEDERLAND